Windows und Office - Installation, Lizenzierung

Das Rechenzentrum ist dem neuen Hochschulrahmenvertrag mit Microsoft am 01.05.2021 beigetreten. Dieser Beitritt ermöglicht, dass alle Einrichtungen der Universität weiterhin Office und Windows auf Mietbasis lizenzieren können. Es handelt sich auch weiterhin um einen Volumenlizenzvertrag, aber im Gegensazt zum alten Landesvertrag gibt es teilweise Beschränkungen in der Anzahl der Installationen. Es müssen jetzt alle Anwender*innen (EQU) lizenziert werden.

Laufzeit

Der neue Rahmenvertrag hat eine grundsätzliche Laufzeit von 3 Jahren, welche um ein weiteres Jahr verlängert werden kann. Frühestes Vertragsende ist also der 30.04.2024.

Lizenzen

Die Lizenzen, die über den Hochschulrahmenvertrag erworben werden können, sind ausschließlich Abonnementlizenzen.

Alle EQU bzw. jede*r Anwender*in muss zukünftig mit mindestens einer A3 M365 Lizenz ausgestattet werden. Ein Upgrade auf eine A5 M365 Lizenz ist möglich.

Wer als Anwender*in gilt, ergibt sich aus der Definition der EQU (Educational Qualified User): "An employee or contractor (except students) who accesses or uses an Education Platform Product for the benefit of the institution".

Das bedeutet, dass mindestens alle Mitarbeitende der Universität lizenziert werden müssen, wenn diese die Produkte wie Windows oder Office nutzen sollen oder möchten.

Zu was die M365 A3 bzw. A5 Lizenz berechtigt zu nutzen, s. unten "Nutzungsrechte". 

Kosten

Das Rechenzentrum hat initial ausreichend Lizenzen für den Campus beschafft. Dabei kostet eine A3 Lizenz ca. 51 € pro Nutzer*in pro Jahr (A5 würde ca. 104 € pro Nutzer*in und Jahr kosten). Wie die Lizenzen abgerechnet werden, steht noch nicht fest. Sobald dies geklärt ist, geben wir dies hier bekannt.

Nutzungsrechte

Die vom Rechenzentrum zur Verfügung gestellte Lizenz gilt nur für die Nutzung in Verbindung mit dienstlicher Hardware der Universität Freiburg - die Nutzung auf Privatgeräten ist ausgeschlossen.

Die A3 M365 Lizenz beinhaltet verschiedene Nutzungsrechte. Jede*r lizenzierte*r Nutzer*in ist grundsätzlich berechtigt, folgende Desktopprodukte zu nutzen:

• 4 mal Windows 10 Enterprise, Education und Enterprise LTSC Upgrade  (Voraussetzung ist qualifizierendes Basisbetriebssystem, s. Spalte Academic und Charity)
• Office Pro Plus 2016 bzw. 2019 einmalig auf einem (Dienst-)Gerät.
• Office 365 auf bis zu 5 Geräten und 5 weiteren mobilen Geräten zu nutzen. *bitte beachten Sie hier die Hinweise zu Office 365 und Onlinedienste, s. u.
• Pro A3 M365 Lizenz darf jeweils ein Gerät, welches keine*n Hauptnutzer*in hat (Stichwort: geteilte Geräte), mit einer unpersonalisierten Gerätelizenz für die oben genannten Produkte ausgestattet werden. Die Software darf nicht von nicht lizenzierten Nutzer*innen genutzt werden (bspw. Hiwis ohne A3 Lizenz).
   

Zudem beinhaltet die M365 A3 bzw. A5 Lizenz folgende Servernutzungsrechte (Core CAL):

-Exchange
-Sharepoint
-Windows Server CAL
-Endpoint Configuration Manager
-System Center Endpoint Protection

Eine vollständige Liste der Produkte, die man mit der "Microsoft 365 A3 bzw. A5" Lizenz nutzen kann, finden Sie auf der Webseite von Microsoft.

Weitere Erläuterungen finden Sie auch im FAQ von Microsoft. Das Dokument ist nicht rechtsverbindlich, erklärt aber viele Nutzungsszenarien und Fragen zur Lizenzierung und Nutzung.

Download und Aktivierung der Software

Windows 10 und Office Pro Plus 2016, 2019 und 2021 können Sie, wie gewohnt, über die Downloadliste herunterladen. Nur Mitarbeiter*innen der Universität haben Zugriff auf die Downloadliste.

Die Aktivierung der Software erfolgt weiterhin über den KMS-Server der Universität Tübingen. Bitte beachten Sie: Ihr Rechner muss korrekt im universitätsinternen Netz verbunden sein (mind. VPN).

Die Aktivierung erfolgt im Regelfall automatisch. Falls die Aktivierung scheitert, können Sie eine manuelle Aktivierung vornehmen. Die Aktivierungs- bzw. Installationsanleitungen finden Sie wiederum über die Downloadliste.

Office 365 und Online Dienste

Office 365 und die im Rahmen von M365 angebotenen Online-Dienste wie z.B. MS Teams stehen aufgrund noch zu klärender datenschutzrechtlicher Aspekte noch nicht zur Verfügung. Der Datenschutzbeauftragte der Uni Freiburg und das Dezernat Recht sind mit dem Thema befasst.

Datenschutz

Da die aktuell verfügbaren Produkte den bisherigen Datenschutzbestimmungen unterliegen wie bisher, achten Sie vorallem darauf, dass Sie Windows konfigurieren, damit bspw. die Telemetriedaten nicht übermittelt werden. Lesen Sie dazu unseren Artikel zu Windows 10 - dienstliche Nutzung und beachten Sie die Hinweise in unserem Wiki.

Zum Datenschutz von Office 365 und den Online Diensten, lesen Sie bitte die Hinweise oben zu Office 365 und Online Dienste.

Kontakt

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns über lizenzen@rz.uni-freiburg.de.