10.08.2023 15:00 Uhr Zustellprobleme von E-Mails an externe Mailanbieter wegen hohem Mailaufkommen

E-Mails die über die Mail- und Anwendungssysteme der Universität (z.B. Communigate, HISinOne, ILIAS, EVASYS) an externe Mailadressen (z.B. Google, Web.de) verschickt werden, landen derzeit nur verzögert oder gar nicht bei den adressierten Personen. Massenmailings die nicht dringend notwendig, sind sollten im Sinne der Universität derzeit unterbleiben.

Externe Mailanbieter verschärfen zunehmend ihre Regeln zur Erkennung von unerwünschten E-Mails ("Spam") und verzögern oder unterbinden die Zustellung von potentiell unerwünschten E-Mails. Leider ist auch die Universität Freiburg (UFR) ab und zu von diesem Problem betroffen, wenn einzelne Personen, Einrichtungen oder die Universität als Ganzes zu viele E-Mails innerhalb eines Zeitintervalls verschicken. Größtes Problem sind dabei E-Mails, die mit gleichem oder ähnlichem Inhalt an große Personengruppen geschickt werden. Die Mailsysteme der Universität werden dann von externen Anbietern als wenig vertrauenswürdig eingestuft. Je mehr entsprechende E-Mails verschickt werden, umso stärker wird die Zustellung verzögert oder unterbunden.

Aktuell gefährden diese Verzögerungen und Sperrungen insbesondere die laufende Studienplatzbewerbungskampagne zum Wintersemester 2023/24, da Studienplatzinteressierte durch die UFR teilweise erst verzögert oder gar nicht erreicht werden können.

Wir sind dabei, die Sperren bei den Anbietern schnellstmöglich wieder aufheben zu lassen. Das Rechenzentrum arbeitet darüberhinaus auch permanent an Maßnahmen, um die Reputation der Universität in den externen Mailsystemen zu erhöhen, so dass wir von diesen Sperraktionen nicht betroffen sind. Hierzu zählt beispielsweise die Nutzung der Möglichkeit von DKIM via DFN.

Langfristige Maßnahme

Derzeit ist es Mitgliedern der Universität, insbesondere Studierenden, noch erlaubt, private Mailadressen zu nutzen oder eine Weiterleitung auf diese einzutragen. Die Universität Freiburg ist inzwischen die einzige Hochschule in Baden-Württemberg, die Nutzung von privaten E-Mail-Adressen in diesem Umfang zulässt. Diese Policy ist aus diversen Gründen nicht mehr zielführend und wird schrittweise geändert. In einem ersten Schritt werden seit dem Sommersemester bereits allen neu immatrikulierten Studierenden automatisch eine universitäre Email-Adresse zugwiesen, eine verpflichtende Nutzung für alle Studierenden soll in den nächsten Semestern umgesetzt werden.

Bitte unterstützen Sie diese Maßnahmen, in dem Sie auf unnötige Mailingaktionen verzichten und möglichst auch schon jetzt ihrem Account über unser Accountverwaltungssystem MyAccount eine Uni-Mailadresse anlegen und unter "bevorzugte Mailadresse" hinterlegen.

Ihr RZ-Team